Cómo Evitar Errores Comunes en la Renovación de Licencias de AnyDesk en Contratación Pública en Colombia

En los procesos de contratación pública en Colombia, como subastas o licitaciones, es común que las entidades gubernamentales busquen adquirir o renovar soluciones de software críticas como AnyDesk. Sin embargo, a menudo estos procesos son susceptibles a la participación de proponentes que no cuentan con la experiencia adecuada, llevando a confusiones que pueden hacerles creer que renovar una licencia de AnyDesk es tan sencillo como comprar un nuevo producto en línea.

Esta falta de conocimiento puede desencadenar problemas operativos, de seguridad y de cumplimiento que afectan gravemente a las entidades. Por esta razón, es crucial que se estructure adecuadamente el proceso de renovación desde el pliego de condiciones (TDR) para evitar inconvenientes.

A continuación, te mostramos algunos de los problemas más comunes en estos procesos y cómo evitarlos.

⚠️ Posibles Problemas de una Renovación Mal Gestionada

Un proceso de contratación que no sea lo suficientemente claro puede exponer a la entidad a riesgos significativos:

1. Entrega de una licencia incorrecta para ahorrar costos

Un proponente inexperto o deshonesto podría ofrecer una licencia de nivel inferior para ganar la licitación a un precio más bajo.

• Ejemplo: La entidad necesita renovar su licencia Standard (que permite ciertas funciones de gestión), pero el proveedor entrega una licencia SOLO (diseñada para un único usuario) solo porque es más económica. Esto deja a la entidad sin las funcionalidades que realmente requiere para operar efectivamente.

2. Entrega de una licencia nueva en lugar de una renovación

Este es uno de los errores más graves que puede ocurrir. En lugar de extender la vigencia de la licencia actual, el proveedor simplemente compra una licencia completamente nueva.

• Consecuencias:
  • Pérdida de configuraciones: Todos los ajustes de seguridad, libros de direcciones, registros de sesiones y el branding personalizado de la entidad se perderían.
  • Redespliegue masivo: La nueva licencia tendrá que ser instalada y configurada manualmente en cada uno de los equipos de la organización, generando altos costos operativos y tiempo de inactividad.

3. La licencia queda a nombre del proveedor (y no de la entidad)

El proveedor realiza la compra a su propio nombre y luego “asigna” el uso a la entidad. Esto crea dependencia y múltiples riesgos:

• Dificultad para el soporte: Cuando la entidad intente contactar al soporte técnico de AnyDesk, no podrá hacerlo directamente, ya que no aparece como propietaria de la licencia.
• Riesgo de seguridad: El proveedor tiene control administrativo sobre la licencia y puede acceder a información sensible o, en el peor de los casos, bloquear el acceso.
• Problemas de cumplimiento: La falta de propiedad de la licencia puede acarrear problemas durante auditorías de licenciamiento y cumplimiento normativo.

📋 Recomendaciones para una Renovación Gubernamental Exitosa

Para garantizar que la renovación de tu licencia de AnyDesk se realice sin inconvenientes, es recomendable incluir los siguientes puntos en tu proceso de contratación:

1. Dimensionar bien el requerimiento Contacta siempre con Engel, un mayorista local autorizado con amplia experiencia, para validar la licencia actual y confirmar que las características y el número de usuarios siguen siendo adecuados para las necesidades de tu entidad.

2. Ser explícito en los Términos de Referencia (TDR) El pliego de condiciones debe especificar claramente:

• Que el objeto del contrato es una RENOVACIÓN de la licencia existente.
• Que no se aceptarán licencias nuevas que requieran un redespliegue de software.
• Que no se aceptarán licencias de un tipo diferente (por ejemplo, SOLO en lugar de Standard) a la que se está renovando, a menos que se trate de una actualización (upgrade) solicitada por la entidad.

3. Exigir proponentes certificados Solicita que todos los proponentes demuestren su idoneidad, exigiendo que estén certificados y respaldados por Engel, el mayorista local autorizado, lo cual debe acreditarse mediante una carta oficial emitida por nosotros.

4. Planificar con tiempo Los procesos de contratación pública pueden ser largos y tediosos. Inicia el proceso con suficiente antelación para que la adjudicación y el pago concluyan antes del vencimiento actual del servicio. Esto evitará interrupciones en la operación de la entidad.

De este modo, la entidad se asegura de que la renovación se realizará correctamente, manteniendo la integridad de su plataforma, protegiendo su inversión y garantizando la continuidad operativa sin inconvenientes.

¡Contáctanos para resolver todas tus dudas y asesorar tu proyecto! En Engel estamos listos para ayudarte a aprovechar al máximo los beneficios de AnyDesk.